Dialog avgörande vid flytt till aktivitetsbaserat kontor
Stor satsning på information och workshops redan innan övergången till ett helt nytt sätt att arbeta visade sig ha avgörande betydelse för medarbetarna när Trafikverket gick över till aktivitetsbaserade kontor.
– Vi har nu ett vetenskapligt stöd för hur man kan underlätta denna stora omställning, i stället för att göra saker på känn, säger Eva Bergsten, forskare inom arbetshälsa vid Högskolan i Gävle
Aktivitetsbaserat kontor hos Trafikverket i Gävle. Foto: Emmely Hornborg.
Forskarna har en längre tid följt 700 anställda vid Trafikverket under övergången till aktivitetsbaserade kontor. Målet för myndigheten var att genom föreläsningar, workshops och andra informationsinsatser, redan innan flytten, få medarbetarna att känna delaktighet och förståelse för vad den stora omställningen i arbetssätt faktiskt handlar om och bli medvetna om vilka spelregler som gäller.
– Vi ser nu att kunskapen och känslan av delaktighet var betydligt högre hos dem som hade deltagit i minst en aktivitet, jämfört med dem som inte hade varit med i någon aktivitet, säger Eva Bergsten.
Resultaten visar också att för varje extra aktivitet en anställd deltagit i ökade förståelsen ytterligare, och detta visade sig redan innan man flyttade in i de nya kontoren.
– Att få stöd i en sådan process gör att allt går mycket smidigare och att det fungerar mycket bättre sedan, så att det inte bara blir någonting som bara händer och som man måste anpassa sig till.
”Det var en otrolig uppslutning”
Här är några av de åtgärder som fick tydlig betydelse i övergången till aktivitetsbaserat kontor, enligt studien:
Ledningsinformation – Medarbetare: ”Det var en otrolig uppslutning. Jättebra att få insikt i varför vi gör det här och vad det innebär, hur flytten skulle gå till och att vi gavs tillfälle att ställa frågor.”
Modern ergonomiföreläsning – Om att arbeta på en aktivitetsbaserad arbetsplats, fördelar och utmaningar.
Upprepade workshops – Som syftade till att öka förståelsen och att ge verktyg för hur man kan arbeta i aktivitetsbaserade kontor. Arrangerades under hela processen. Bland annat erbjöds studiebesök och visning av de nya lokalerna. Dialog kring arbetssätt, hemvister, spelregler i kontoret och mycket mera.
Inspirationsföreläsning – Om förändringar i det moderna arbetslivet och varför vi måste följa med. Utmaningar, farhågor, förväntningar, hur man arbetar i ett aktivitetsbaserat kontor och vilka vinsterna är.
Miljontals människors kontor byggs nu om
Tiotals miljoner människor i Europa arbetar på kontor som kan beröras av ombyggnationer till aktivitetsbaserade kontor. Men vet man vilka konsekvenser de här nya kontoren får för hälsan? Eller är det så att forskningen hamnar efter här?
– Det är en jätteomvandling som håller på att ske men det finns ganska lite forskning att luta sig mot. Vi inom forskarsamhället måste försöka förstå vilka konsekvenser detta kan få för hälsan, säger David Hallman, docent i arbetshälsovetenskap vid Högskolan i Gävle.
När distansarbete håller på att bli det ”nya normala” och kontoren designas om som svar, finns ett akut behov av evidensbaserade riktlinjer och verktyg för hur man kan förebygga arbetsrelaterad ohälsa och främja välbefinnande på jobbet.
-Det är slående hur lite vi vet om hälsokonsekvenserna av nya kontorsdesigner. Kunskapsluckor som också gör att företagens arbetsmiljöpolicy och regelverk kanske inte är uppdaterade när det gäller hur man arbetar i modernt kontorsarbete, säger David Hallman.
